Mitarbeiterschulung planen: In fünf Schritten vom Bedarf zum Training

Ihr kennt den Ablauf. Ein Tag, ein guter Trainer, ein volles Skript. Abends fahren alle mit klarem Kopf nach Hause, und drei Wochen später ist der Alltag zurück.

Das liegt selten am Training selbst. Es liegt an der Planung davor. Diese fünf Schritte helfen euch, Weiterbildung für Mitarbeiter so aufzusetzen, dass sie dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Wissen reicht nicht. Verhalten zählt.

Warum verpuffen so viele Mitarbeiterschulungen?

Wissen zerfällt schnell, Verhalten verändert sich langsam. Wer beides in einen Tag presst, bekommt das eine und verliert das andere. Das ist kein Motivationsproblem, sondern ein Konstruktionsfehler.

In einer Erhebung unter Weiterbildungsverantwortlichen aus 150 Organisationen wandten direkt nach dem Training 62 Prozent der Teilnehmenden das Gelernte an. Nach einem Jahr waren es 34 Prozent (Saks & Belcourt 2006). Die Zahlen beruhen auf Einschätzungen, nicht auf Beobachtung, aber sie zeigen die Richtung.

Für diese Woche: Nehmt eure letzte Mitarbeiterschulung und fragt drei Teilnehmende, was sie davon heute noch anders machen.

Schritt 1: Welcher Anlass soll besser laufen?

Die meisten Planungen beginnen mit einem Thema: Präsentieren, Feedback, Storytelling. Besser ist es, mit einer Situation zu beginnen. Welche ein bis drei Anlässe der nächsten Monate sollen messbar besser laufen?

Ein Anlass ist konkret. „Die Quartalspräsentation vor der Geschäftsführung“ ist ein Anlass. „Besser kommunizieren“ ist ein Wunsch.

Wer den Anlass kennt, kann später auch prüfen, ob sich etwas verändert hat. Für diese Woche: Formuliert für euer nächstes Schulungsthema einen Anlass mit Ort, Runde und Zeitpunkt.

Schritt 2: Geht es um Wissen, Können oder Verhalten?

Diese drei Ebenen werden im Alltag oft in einen Topf geworfen. Die drei verhalten sich völlig unterschiedlich, und wer sie trennt, plant anders. Gerade bei Kommunikationsthemen lohnt sich diese Unterscheidung, weil Meetings und Präsentationen im Alltag Verhalten verlangen.

• Wissen: Die Teilnehmenden können erklären, wie eine gute Struktur aussieht. Das entsteht in Stunden und zerfällt in Wochen.
• Können: Die Teilnehmenden bringen die Struktur im geschützten Raum zustande. Das entsteht durch Wiederholung und hält länger, als die meisten annehmen.
• Verhalten: Die Teilnehmenden machen es im echten Meeting, unter Druck, ohne Vorbereitungszeit. Das entsteht nur dort, wo es später gebraucht wird.

Ein Seminartag bedient zuverlässig die erste Ebene und streift die zweite. Die dritte erreicht er nur zufällig. Für diese Woche: Ordnet euren Anlass einer der drei Ebenen zu und schreibt den Satz dazu, woran ihr das Ergebnis erkennt.

Schritt 3: Welches Format und welche Gruppengröße passen?

Nicht jedes Thema braucht ein langes Programm. Ein neues Tool braucht Wissen, dafür reicht ein Kurzformat. Ein einmaliger großer Auftritt braucht Vorbereitung, dafür passt ein Einzelcoaching auf den Termin.

Wiederkehrende Meetings, Pitches oder ein Auftritt in neuer Rolle brauchen dagegen Verhalten. Dafür trägt nur Entwicklung über mehrere Termine. Eine Metaanalyse von 335 Stichproben zu Führungstrainings zeigt: Verteilte Einheiten wirken stärker als geblockte, längere Programme stärker als kurze (Lacerenza et al. 2017).

Bei der Gruppengröße gilt eine einfache Rechnung. Für Aufnahme, Analyse und Feedback brauchen wir mindestens eine Stunde pro Person, deshalb arbeiten wir in Gruppen bis vier oder bis acht. Für diese Woche: Prüft, ob sich ein geplanter Zwei-Tages-Block auf zwei Termine mit einigen Wochen Abstand verteilen lässt.

Schritt 4: Wie kommt das Training in den Alltag?

Zwischen „Ich weiß, wie es geht“ und „Ich mache es“ liegt kein Erkenntnissprung, sondern Übung über Zeit. In unseren Learning Journeys beschreiben wir diesen Weg in fünf Stufen: Öffnen, Sehen, Üben, Übertragen, Verankern. Keine Stufe lässt sich überspringen, und die Lücke liegt nach unserer Beobachtung meist zwischen Üben und Übertragen.

Für den Schritt ins Übertragen nutzen wir den Wenn-dann-Plan. Statt „Ich bleibe ruhiger in Diskussionen“ heißt es: „Wenn mich jemand unterbricht, dann lasse ich ihn ausreden und knüpfe mit einem Satz an, bevor ich meinen Punkt wiederhole.“ Über 94 Prüfungen hinweg zeigen solche Pläne einen mittleren bis großen Effekt auf das Erreichen von Zielen (Gollwitzer & Sheeran 2006).

Ebenso wichtig ist die Führung. Wer Entwicklung einkauft, ohne selbst daran teilzunehmen, sendet eine Botschaft über den Stellenwert der Sache. Für diese Woche: Ladet die zuständige Führungskraft zum Abschluss des nächsten Trainings ein und lasst die Teilnehmenden ihre Wenn-dann-Pläne vorstellen.

Schritt 5: Woran erkennt ihr, ob es gewirkt hat?

Zufriedene Teilnehmende sind kein Nachweis. Ein Nachweis ist sichtbare Veränderung nach Wiederholung, Übung und Feedback. Deshalb gehört zu jeder Mitarbeiterschulung ein Messpunkt vier bis acht Wochen danach.

Die Frage dort ist einfach: Was ist konkret anders? Hilfreich ist ein Rückblick im Takt, alle zwei bis vier Wochen mit denselben drei Fragen. Was habe ich gemacht, was hat gewirkt, was nehme ich mir für den nächsten Anlass vor?

Ohne diesen Punkt bleibt das Training ein Erlebnis. Für diese Woche: Tragt den Messpunkt für eure nächste Schulung schon jetzt in den Kalender ein, bevor der Trainingstag feststeht.

Was gehört auf eure Planungsliste?

Bei NEOP verantworte ich die Learning Journeys, und mein Anspruch passt in einen Satz: Ich mache aus einzelnen Trainingsinhalten einen Entwicklungsweg, der Kommunikation im Unternehmen nachhaltig wirksam macht. Mit dieser Liste prüft ihr, ob eure Planung dahin führt. Passende Formate für Teams findet ihr in unserer Übersicht der Inhouse-Seminare.

• Ein bis drei Anlässe sind benannt, mit Ort, Runde und Zeitpunkt.
• Die Lernebene ist geklärt: Wissen, Können oder Verhalten.
• Das Format passt zum Anlass, die Gruppe hat höchstens acht Personen.
• Die Termine sind verteilt, nicht geblockt.
• Jede Person verlässt das Training mit einem Wenn-dann-Plan.
• Die Führungskraft ist eingebunden und weiß, worauf sie achten soll.
• Der Messpunkt nach vier bis acht Wochen steht im Kalender.

Wenn ihr eure Planung gemeinsam mit uns durchgehen wollt: Das Erstgespräch dauert 15 Minuten, ist kostenlos und unverbindlich. Ihr erreicht uns unter 0800 / 88 111 80.